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别闹你真的会发邮件吗?

发布日期:2019-08-30 23:32   来源:未知   阅读:

  最近公司又有新同事入职,入职第一件事情就是告诉他们如何写邮件。最近2个月电脑持续的蓝屏,几乎2天蓝屏一次,丢了很多数据。

  之前准备的很多ppt都找不到了,包括培训邮件的。没办法我又重新的梳理了一下,重新写一个关于邮件相关的培训。

  当我们打开邮箱客户端(以forxmail为例),能看到一封邮件主要包括6个要素:发件人,抄送人,密送,主题,正文,签名和附件。

  打开写邮件界面,首先要考虑的是我的这封邮件有没有附件,如果有优先上传,避免点击发送按钮后忘记上传附件。

  传完附件在写邮件正文,正文写完写主题,主题写完写收件人。写收件人之前还要再确认一下之前是否存在问题。

  我们在别人眼里的好印象积累需要一点一点的,但是可能一个小疏忽或者一个小错误就把把以前积累的好印象清零。

  在我不同的工作经历中,经常能听到同事们惊呼,“靠,忘带附件了”,“哎我去,刚才把附件忘了”,所以一定要避免出现这样的问题。

  现在很多邮箱客户端已经有智能提示了,如果你在正文中提到附件相关关键字,在你点发送时会提示。不管有没有提示,一定要思考。

  A:之前有一个同事,我让他找10张图片,图片很快找到了,给我发了邮件,把10张图片做为10个附件直接把邮件扔给我。我接到图片需要从邮件上一个一个下载,需要下载10次。

  B:有一个产品文档(文档名称:X项目需求.doc),需要多人合作完成。最后汇总给我的时候,都是一个名称,我接完收要一个一个改名字,否则要会冲突。

  针对A:可以把10张图片放在一个件夹里,打一个压缩包,把这个压缩包做为附件一起发邮件。这样接收的邮件只需要下载下来解压即可以查看全部。

  针对B:把文档名称改一下,如果有两个人写则这样命名。“X项目需求_20171220尹云飞.doc”,“X项目需求_20171220刘大大.doc”,这样极大的方便了别人。

  如果我们写的一个方案仅是给别人看的或者确认的,我们最好把word转成pdf格式。这是因为pdf版式要比word清晰一些,同时文件会小一些,下载起来会快很多,可以直接在移动端查看。

  关于压缩包注意要在什么时候压缩文件做为附件,如果只有三个以内的文件,而且文件都不是很大,我们就不要压成包。现在移动时代很多都在手机上看邮件,如果你压成zip反而会不方便别人在手机上查看。

  另外如果附件超过10M以上,我们最好不要放在附件里面,在邮件里上传和下载特别的慢,我们可以多利用一下百度云盘。上段时间我给客户写了一个文档,文档500多页,快有70多M了,如果这么大的文档还放在了附件里,不仅发邮件会慢而且别人收邮件也慢。考虑了这一点,我把文档上传到百度云盘上,做了一个私密码共享,有一个连接和提取码。把这个发给对方,他很容易的下载到,这样双方都方便。

  我一直认为写邮件跟写信是一样的,必须要有称呼、有问候、有正文和结束语,这样才算一个完整的邮件正文。

  如果是发给同事的,可以直呼其名,如果是三个字的,把姓去掉,如果是两个字的,醉红颜论坛2016,可以直接称呼。例如:“李晓强”,可以新切一点称呼为“晓强”。如果是两字的姓名张辽,那我们直接称呼“张辽”,如果两个字的再把姓省掉就显得不太合适 “辽”,过于亲昵不得体。

  上图中同样,第一个邮件主题要好于第二个。第二个邮件主题“关于项目测试反馈”会让人想:这是什么项目,反馈结果是什么,相反第一就一目了然。

  抄送(cc):抄送也是一种告之,告诉相关人事情的相关进展,抄送人不一定要回复,收件人能看到抄送给谁了。

  密送(bcc):收件人看不到,等发件人发完邮件也看不到。此情况比较特殊,假设你不想让收件人看到还想抄送给其它人,可以选择这种方式。

  以上都可以写多个邮箱地址,但是写的时候最好要注意顺序,如果收件人中有多个其中有领导则要把领导放在第一位置。

  收件人尽量不要写多个,除非必要。如果一件事情多个收件人,变会变得没有主次。有一种等待观望心里,我不回复了,反正又不是我一个人。

  如果我们能立马告之对方,那面就应该第一时间回复。回复邮件跟发一个邮件基本是一样的,因此都按照上面提到的方法处理即可。

  另外一定要回复的高效,如果对方问了3个问题,你只回复了1个问题,这样还要来来回回的沟通多次。避免这样,争取一次邮件搞定所有事情。

  我的习惯是从下往上写,写完主题时先不写接收人。此时做一下检查,主要是拼写错误,经过多次确认没有问题写上收件人点击“发送”按钮。

  如果把收件人也写上,在检查容易出现误操作而点了“发送”。不写收件人是无法点击“发送”的,这是一种保险做法。